UN BPO DIFERENTE

Todo lo que hacemos, lo hacemos con la idea de desafiar el Statu Quo.  Porque creemos en pensar de manera diferente.

Nos contratan para liberar a equipos de tareas administrativas y repetitivas.  

Aportamos soluciones integrales (end-to-end), intensivas en tecnología y orientadas a las necesidades del cliente.  Cubriendo con eficiencia todas las tareas, obligaciones y responsabilidades de los servicios contratados.

Alcance de los servicios

1) Carteras de REOs: Servicio de gestión integral de Impuestos Locales, IAE y Catastro

Gestión de Ibis y Tasas Municipales

Control y extracción de perímetro
Domiciliación y gestión de la voluntaria
Reclamaciones a los organismos recaudadores
Elaboración de calendarios fiscales ajustados al perímetro del cliente (Voluntaria y domiciliado)
Regularización de Deudas
Macheo de adeudos
Gestión íntegra de cartas de pago
Recursos de reposición por errores de hecho y duplicidades
Gestión de bajas proactivas de tasas
Derivaciones de deuda y control de prescripciones
Contabilización y gestión de incidencias contables
Conciliación bancaria
Control presupuestario
Elaboraciones de presupuestos ajustados y provisiones
Gestión de buzones de incidencias, atención a requerimientos (ventas) y atención al cliente
Gestión de embargos
Reporting dinámico en Power BI

Adecuación Catastral

Control y extracción del perímetro de altas/bajas
Preparación documental
Presentación de modelos de cambios de titularidad
Presentación de modelos por segregación, agrupación, adecuación, derribo, etc
Presentación de instancias por discrepancias
Mantenimiento de la BBDD
Gestión de buzones de incidencias y atención al cliente
Reporting dinámico en Power BI

Gestión de Plusvalía Municipal

Control de perímetro de ventas
Análisis de estimaciones y presupuesto ajustado
Declaración de Plusvalías (IIVTNU)
Gestión integral de cartas de pago (plataforma, transferencia y desplazamiento a otras entidades bancarias)
Recursos de reposición por errores de hecho y duplicidades
Contabilización y gestión de incidencias contables
Conciliación bancaria
Control presupuestario
Gestión de buzones de incidencias y atención al cliente
Reporting dinámico en Power BI

Gestión de IAEs

Gestión integral, control y registro de declaraciones 840 de Alta, Baja, Tramitación de bonificaciones y Variaciones de metros.
Elaboración de presupuestos anuales por epígrafe, municipio y sus respectivos calendarios de pago (Plan de pagos de Voluntaria IAE)
Seguimiento presupuestario (Análisis de desviaciones entre presupuestado vs. real, Recursos, etc.)
Estimación y verificación de metros cuadrados vendidos, BBDD Perímetro vs. Catastro (Declaración de variaciones de metros)
Estimación y verificación de valores catastrales, BBDD Perímetro vs. Catastro (Declaración de Alquileres)
Gestión de los pagos en voluntaria
Control de perímetro y tiempos medios de liquidación
Conciliación bancaria de los pagos
Elaboración y registro de recursos (Por errores de cálculo, de metros, duplicidades, etc.)
Reporting mensual dinámico del estado de las declaraciones, los pagos, presupuestos y desviaciones

2) Carteras de préstamos hipotecarios: Servicio BPO para la gestión integral de back office

Gestión integral de los procesos Back Office

Saneamiento jurídico de la deuda

Cálculo de deuda

Cálculo de deuda subastas

Gestión de facturación y cobros

Gestión de cuotas impagadas y atípicos

Mantenimiento de registros

Gestión de peticiones de información

Gestión de oficios y requerimientos de organismos

Formalización de deuda

Seguimiento continuo de PBC&FT de acreditados

PBC&FT de préstamos

Gestión de peticiones registrales (soporte)

Cancelación amistosa de deuda

Cancelación procesal de la deuda

Gestión servicios documentales

Control facturación procesal (pago proveedores)

Preparación expedientes procesales

Propuestas de negocio

Conciliación movimientos tesoreros

Fiscalidad de las operaciones

3) Task forces operaciones, back office, soluciones documentales y de captura de datos

Soluciones ad hoc

Elaboración de Informes Ocupacionales

Back office de gestión y cotejo PBC, Prevención Blanqueo de Capitales

Gestión de descarga (RPA) y Hub documental de Notificaciones Electrónicas

Lectura de Notas Simples para la extracción de campos (Porcentajes de Titularidad, Sujeción a VPO, Cargas, etc.)

Lectura y extracción de campos de Certificados Energéticos (Cualificación, potencia, instalaciones, etc.)

Lectura y extracción de campos de Modelos, Declaraciones y Estados financieros (Impuesto de Sociedades, IRPF, etc.)

Lectura y extracción de campos de DNIs

Lectura y extracción de campos de facturas

Gestión de buzones, inventariado de Emails y documentos adjuntos

Robotización de procesos administrativos

Experiencia y Solvencia

Aportamos un amplio Track Record de servicios BPO de gestión de carteras de REOs y Activos Financieros en nombre de la propiedad o del Master Servicer de los activos.

SOLUCIÓNES TECNOLÓGICAS INTEGRALES DE ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES

VOLUMETRÍA ANUAL DE OPERACIONES REOs

1 k
Activos en gestión
1 k
pagos de ibis y tasas
1 k
plusvalías (iivtnu)
1 k
modelos catastrales
1 k
Tickets resueltos

Organización

Tecnología y Talento

Somos un equipo joven, formado, multidisciplinar y con clara vocación hacia la innovación y el empleo de nuevas tecnologías.  Un total de 90 profesionales dedicados a la gestión de REOs, con un modelo de organización muy horizontal.  Poquísima rotación, donde la antigüedad media de los equipos ronda los 4-5 años.  Y un modelo de organización colaborativo en el cual, desde el CEO hasta el último técnico en incorporarse al equipo de operaciones, participan en la toma de decisiones. ¡Y se remangan! Para sacar el trabajo en tiempo y forma.  ¿Nos acompañas?

Equipo con nombres y apellidos.  Siempre accesibles, a disposición del cliente para atender todas las necesidades del servicio.  Eileem Esteban coordina el equipo de operaciones REOs, que llevan a cabo las operativas del presente RFP:  Impuestos Locales y Catastro.  Gestiona varias carteras, de Servihabitat, Anticipa, Aliseda y Copernicus, las cuales aglutinan más de 300.000 inmuebles.  Lo que nos posiciona en una situación de liderazgo en el sector.

Su principal contribución, reunir y coordinar un grupo de profesionales experimentado.  Con perfiles muy variados que van desde operarios generalistas licenciados en ADE, ingenieros, o abogados; a perfiles más especializados como por ejemplo licenciados en biblioteconomía, que son profesionales del análisis y ordenamiento de información documental.  Y sobre todo, su gran virtud, hacer de todos ellos un equipo, una piña.

Eileem organiza el área de IILL y Catastro en un equipo de domiciliación, uno de voluntaria, de embargos y ejecutiva, gestión documental, gestión de buzones, equipo técnico de catastro y equipo de estadísticas y reporting. 

Este equipo gestionó durante 2020, 240.000 adeudos y 100.000 cartas de pago.  Con un 99% de adeudos macheados y contabilizados, o devueltos y presentado recurso, a 15 días de su recepción.

Foto_12

Además, el modelo participativo de su gestión y con rotación de roles, fomenta que las ideas de mejora fluyan de abajo a arriba.  Consiguiendo que los técnicos de operaciones identifiquen posibles ineficiencias y propongan ellos mismos mejoras en los flujos de su trabajo y operaciones. 

Modelo de gestión

Calidad y Seguridad

Definido y compuesto por un equipo multidisciplinar y con un plan de calidad para la evaluación continua y control de hitos, contingencias y asignación de tareas de mejora continua.

Coordinación de tareas y KPIs

Entre las funciones de los distintos Team Leader de cada área, está el aprovechar los ejercicios de Reporting y medición de KPIs de los trabajos realizados.  Estos se preparan de manera periódica para el cliente y se emplean también internamente para evaluar la calidad, los desvíos y la productividad de los diferentes equipos, procesos y servicios.

Junta de Evaluación y Control

Con la participación de las áreas de operaciones (Coordinador de Tareas), un responsable del equipo de desarrollo IT y la coordinadora de ingeniería de procesos (Lauren), se pone en común y evalúan las conclusiones recogidas por los distintos Coordinadores de Tareas y KPIs para su auditoría interna.  Se fijan planes de acción preventivos o correctivos sobre cada área en caso de ser necesarios y se planifica su distribución en cascada de obligaciones, tareas, objetivos e hitos para su exitosa resolución.

Log de supervisión de Calidad

Es el archivo para dotar de accesibilidad, medición, trazabilidad y gestión de los distintos proyectos de desarrollo, calidad y control originados desde las Juntas de Evaluación y Control.  El Log de supervisión de Calidad lo coordina la responsable de ingeniería de procesos, que representa la figura de Tutor de los distintos proyectos de Calidad, Mejora y Control y que en la práctica conlleva no sólo la recogida y almacenamiento de los mismos si no también el hub de referencia y documentación para los equipos de trabajo ad-hoc y multidicsciplinares compuestos para cada sub-proyecto, ejecución de las tareas o puesta en funcionamiento de las resoluciones, actas y planes definidos en las Juntas de Evaluación y Control.

Backup de infraestructuras y equipo humano.

Cada centro de trabajo posee su infraestructura propia de servidores, redes con acceso de intercomunicación túnel entre centros y BBDDs con copia de seguridad local y remota. Backups periódicos y accesibles tanto desde las oficinas de Barcelona, Madrid, Valencia o Marbella.

Lo mismo sucede con el equipo humano. Es política de la empresa la formación transversal y la rotación entre áreas de los técnicos gestores, con objeto de evitar dependencias de figuras o puestos clave. Cada técnico/función tiene su backup ya formado de manera proactiva y preventiva tanto local, como entre centros de trabajo.

Tecnología

Está en nuestro ADN. Los cuatro pilares de Suncapital

Tecnología propia. Desarrollos basados en Microsoft .NET, NetCore y C#.  OCR con Machine Learning, RPAs integrados y reporting en Microsoft PowerBI.

Juanma Javaloyes coordina los nuevos proyectos de la compañía.  Es el responsable de la creación de gran parte de las soluciones de hiperautomatización.  Siempre busca liberar a los operadores de tareas administrativas, repetitivas y aburridas.  Para que puedan dedicar su tiempo a trabajos que realmente aportan valor.  En los cuales puedan emplear sus conocimientos y su experiencia.  Que es el principal activo de la compañía.  ¡Las tareas repetitivas, que las hagan las máquinas!

Primer pilar. Soluciones tecnológicas propias en .NET y .NetCORE

Las herramientas y aplicaciones tecnológicas de Suncapital ofrecen control sobre el estado y la trazabilidad de los expedientes.  Además de la posibilidad de reportar al detalle y en tiempo real, al vincular la aplicación .NET con utilidades de usuario Microsoft tan potentes y de fácil manejo para la toma de decisiones como es PowerBI.

Herramienta de gestión de Plusvalías

Las soluciones de gestión SC de Impuestos Locales cubren todo el ciclo.  Desde la navegación y búsqueda de información, a la creación de impuestos, gestión de calendario fiscal y ordenanzas fiscales, trazabilidad de expedientes y seguimiento de los estados de las declaraciones.
Con objeto de dar trazabilidad a los expedientes y para que el equipo de Impuestos Locales pueda gestionar y consultar en todo momento el estado de los trabajos y generar reportes, ya que los aplicativos ofrecen acceso a información en tiempo real.  Habilitando cuadros de mando y dashboards con una visión al detalle, analítica, con estadísticas y gráficos, del estado de los expedientes.

Report de Gestión de Ibis y Tasas Municipales (¡Por favor, navegue! Es un report dinámico)

Segundo pilar. State of the Art OCR

Empleamos lo último en tecnología OCR y Machine Learning.  Es la base de nuestra clasificación documental.  Distintas soluciones que nos permiten gestionar con éxito más de 300.000 documentos al año.  Extraemos los campos necesarios para su gestión, sin necesidad de manipular el papel o teclear manualmente campos.  Evitando el error humano y apalancando la velocidad de procesamiento de los documentos.  Además, nuestras herramientas no sólo leen, si no que también realizan consultas derivadas y realizan reglas de negocio.  Por ejemplo, cuando procesamos una carta de pago, al leer la Referencia Catastral, la herramienta busca en el perímetro su respectivo inmueble (ID) y confirma si el inmueble pertenece al perímetro vivo o si ya se ha vendido, entre otros más procesos de validación.

Estación de verificación documental IAE

Tercero. Hiperautomatización RPA

Empleamos robótica (RPAs) en aquellos procesos repetitivos sin valor añadido.  Reservando la participación del equipo humano para funciones técnicas y complejas de alto valor. Lo que ofrece una palanca competitiva en términos de tiempos y eficiencia en la ejecución de los trabajos.  Eliminando por completo la posibilidad de error humano en tareas administrativas, repetitivas… y aburridas.  Las cuales son las más susceptibles de sufrir descuidos involuntarios.  En resumen, reducimos los tiempos, eliminamos errores y obtenemos resultados óptimos en tiempos sorprendentes, para cumplir con los requisitos de servicio.  Lo que también minimiza la contingencia de sanciones, embargos o recargos por incumplimiento de plazos. Y sobre todo, reduce tiempos de operación con su respectivo impacto en los precios del servicio.

RPA declaración de IAE Mod840

RPA declaración de Alteraciones Catastrales

Cuarto. Talento

Aunque este último pilar no es una tecnología, es nuestro principal valor y el catalizador detrás de toda la tecnología que empleamos.  En resumen, nuestro principal activo.  Se trata del equipo humano, de su talento.  Ya se ha tratado en los apartados anteriores.  Pero cabe una nueva mención (¡Y las que hagan falta!), pues es lo que hace que todo cobre sentido, que todo funcione.  

El talento y la actitud inconformista del equipo nos lleva continuamente a proponer mejoras en los entregables.  En todos los servicios.  Como por ejemplo se hizo con el Cálculo presupuestario de Plusvalías (IIVTNU).  Que fue uno de los aportes con valor añadido del servicio que se originó de manera proactiva por parte del equipo de operaciones:

Con objeto de obtener mejores estimaciones presupuestarias, desarrollamos unos algoritmos en Python para dar respuesta a esta necesidad de cálculos estadísticos.  Actualizamos de manera recurrente las distintas ordenanzas fiscales en la herramienta para emplear la solución tanto para el cálculo de ventas individuales, como para el cálculo de perímetros y carteras completas de inmuebles.

Como resultado, se pudo observar la eficacia de estos cálculos presupuestarios en el report del servicio.  A un cliente sobre el cual iniciamos la gestión integral de las plusvalías en el trimestre 2 del año 2019, sobre cuadro de reporting abajo podemos observar que se consiguió mejorar sus estimaciones presupuestarias de la contingencia fiscal de IIVTNU pasando de una desviación del 39,7% con sus técnicas presupuestarias en el Trimestre 1, cuando no tenían nuestro servicio contratado, a un desvío presupuestario de tan sólo el 5,2% en nuestro primer trimestre y mejorando.  Facilitando así toda la gestión de pagos, evitando bloqueos de presupuesto.

Report de Plusavalías

Testimonials

Se centran en el cliente, entienden nuestras necesidades y actúan con total compromiso y responsabilidad.  Activando todos los medios necesarios para conseguir los resultados.  A la vez que evalúan continuamente los procesos en busca, de forma proactiva, de soluciones que los eficienten.   

Son atrevidos y convierten las amenazas en oportunidades y miden bien los riesgos para no fallar.  Esto hace que nosotros confiemos 100% en Suncapital. No fallan y, si lo hacen, tienen ya un plan B para mitigar riesgos e impactos negativos.  

Claudia de José

directora de operaciones - administración de inmuebles, Servihabitat

Muestra de algunos de los clientes que confían en SUNCAPITAL

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